Asiakirjajulkisuuskuvaus

1. Sisältö ja käyttötarkoitus

Tämä on Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappian (tässä kuvauksessa Lappia) ylläpitämä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Lappian asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa Lappia käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Kuvauksen tarkoituksena on myös auttaa asiakkaita ja muita asianosaisia yksilöimään asiakirja- tai tietopyyntönsä.

2. Lappian asiarekisteri

Asiarekisteri koostuu:

• Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmästä
• Koulutuksen järjestämisen järjestelmistä
• Eri operatiivisista järjestelmistä eli Lappian päivittäistä toimintaa ja päätöksentekoa tukevista järjestelmistä
• Paperiaineistosta

Asiarekisteri sisältää:

Asioiden ja asiakirjojen hallintajärjestelmä

• sisältää diaarin (numerojärjestyksessä vireille tulleet asiat ja niihin liittyvät asiakirjat), sopimustenhallinnan, toimielinten ja viranhaltioiden päätökset ja sähköisen arkiston.
• järjestelmästä näkyy, mitä asioita Lappiassa on vireillä, missä vaiheessa käsittely on sekä asioihin liittyvät asiakirjat
• Toimielinten julkiset esityslistat ja pöytäkirjat löytyvät Lappian verkkosivuilta: Tweb-julkaisu (lappia.fi)

Koulutuksen järjestäminen

• opiskelijahallintojärjestelmä
• e-oppiminen
• opiskelijahuollon järjestäminen

Operatiiviset järjestelmät

• rekrytointi
• henkilöstö-, talous-, kiinteistö ja tietohallinto
• kehittämis- ja palvelutoiminta

Paperiaineiston arkistointi

• paperiaineiston arkistotilat

3. Tietovarannot

Lappian loogiset tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan Lappialle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Järjestämisluvan mukaisen opetuksen järjestäminen

Tietojärjestelmät:

• Opiskelijahallintojärjestelmä
• Opiskelijahuoltojärjestelmä
• Asiakastieto- ja ajanvarausjärjestelmä

Tietoryhmät:

• hakijan ja opiskelijan henkilötiedot
• opiskeluhistoria, tiedot suoritettavasta tutkinnosta/koulutuksesta
• opintojen rahoitustiedot
• opiskeluoikeuden tilaan liittyvät tiedot (päätoiminen/osa-aikainen, läsnä, eronnut tms.)
• mahdolliset erityiseen tukeen liittyvät tiedot.
• kurssivalinnat, suoritustiedot perus- ja web-sovelluksessa,
• henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelma (HOKS)
• huoltajan ja henkilökunnan henkilötiedot
• opiskelijahuollon tiedot
• Asiakastöiden asiakkaiden ajanvaraustiedot

Hakutekijät:

• henkilötunnus
• nimi
• opiskelijanumero

Kuntayhtymän hallinnon lakisääteiset tehtävät

Tietojärjestelmät:

• Asian- asiakirjanhallintajärjestelmä
• Sähköinen arkisto

Tietoryhmät:

• diaari eli asiarekisteri sisältää seurattavien asioiden/asiakirjojen perustiedot (saapumispäivä, laatimispäivä, lähettäjä, sisällönkuvaus)
• esityslista-pöytäkirja -järjestelmä sisältää toimielinten (valtuusto, hallitus, tarkastuslautakunta, näyttötoimikunnat) esityslistat, pöytäkirjat liitteineen ja pöytäkirjanotteet
• viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat
• sähköinen arkisto: talous- ja henkilöstöhallinnon vähintään 10 vuotta säilytettävät asiakirjat
• käyttäjätiedot: nimi-, titteli- ja yksikkötiedot, käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet

Hakutekijät:

• asian tai asiakirjan nimi
• päätöksentekijä
• päivämäärä

Tiedonhallinnan suunnittelu ja valvonta, henkilökunnan sähköisten yhteystietojen ja käyttöoikeuksien hallinta

Tietojärjestelmät:

• Sähköposti- ja kalenterijärjestelmä
• Active Directory
• Windows-verkon käyttäjätunnukset
• Lokitiedot

Tietoryhmät:

• henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• organisaatiotiedot (henkilönro, yksikkö, tehtävänimike, esimies)
• osoitetiedot
• käyttäjätiedot (käyttäjätunnus, käyttäjäryhmät)

Hakutekijät:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puh. nro
• käyttäjätunnus

Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen sekä luottamustoimen aikainen asiankäsittely

Tietojärjestelmät:

• Rekrytointijärjestelmä
• Palvelussuhteen hallintajärjestelmä
• Palkkojen ja palkkioiden maksamisjärjestelmä
• Matkustuksen hallintajärjestelmä
• Työajan seuranta

Tietoryhmät:

• henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite)
• palvelussuhdetiedot
• palkkaustiedot
• ennakonpidätystiedot
• ammattiyhdistystiedot
• mahdolliset ulosottotiedot
• virka- ja toimivapaat
• ennakonpidätysrekisteriin kuulumattomien henkilötiedot
• tieto työhöntulotarkastuksesta ja rikosrekisteriotteen esittämisestä

Hakutekijät:

• nimi
• henkilönumero

Taloushallinnon osto- ja myyntitapahtumat, talousarvio ja tilinpäätös

Tietojärjestelmät:

• Asiakastietojärjestelmä
• Osto- ja myyntilaskujen käsittelyjärjestelmä

Tietoryhmät:

• asiakkaan henkilötiedot (nimi, hetu/Y-tunnus, osoite)
• asiakasnumero
• pankkitili
• laskun summa, eräpäivä, laskun tila: avoin/maksettu/perinnässä

Hakutekijät:

• nimi
• asiakasnumero

Kameravalvonta, kulunvalvonta ja avainhallinta

Tetojärjestelmät:

• Kamera- ja kulunvalvontajärjestelmät
• Avainhallinnointi
• Palvelupyyntöjärjestelmä

Tietoryhmät:

• henkilötiedot (nimi. osoite, puhelinnumero, sähköposti, kameran välittämä digitaalinen tallenne)
• kulkutunnisteiden lokitiedot

Hakutekijät:

• nimi
• kulkutunniste
• päivämäärä, kellonaika (kameravalvonta, kulunvalvonta)

Projektien hallinta, asiakkuuksien johtaminen, koulutusten suunnittelu

Tetojärjestelmät:

• Projektien hallintajärjestelmä
• Asiakkuuksien hallintajärjestelmät

Tietoryhmät:

• organisaation tiedot (nimi, yhteystiedot, y-tunnus, toimiala, taloustietoja)
• henkilötiedot (nimi, tehtävä, yhteystiedot)
• osaamisen hallinnan tietoja (työntekijäryhmän tai työntekijän osaaminen sekä osaamistarve)
• tietoja aiemmasta yhteistyöstä, mm. aiemmat koulutustoteutukset sekä sopimukset

Hakutekijät:

• nimi
• yrityksen nimi
• projektin nimi
• y-tunnus
• koulutuksen nimi

Pitkään ja pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen arkistot

Tietoryhmät:

• opiskelijoiden todistusten jäljennökset
• päätöksenteon asiakirjat
• hallinnon, talouden ja henkilöstöhallinnon yli 10 vuotta säilytettävät paperiasiakirjat

Hakutekijät:

• nimi
• koulutuksen nimi
• vuosiluku
• asian nimi
• tositenro
• tositteen nimi

4. Järjestelmät, joista tietoja voi hakea teknisen rajapinnan avulla

Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

• Tietoja ei voi hakea teknisen rajapinnan avulla

5. Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Julkinen asiakirja

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tietopyyntöä julkisesta asiakirjasta ei tarvitse perustella, eikä pyytäjän tarvitse selvittää henkilöllisyyttään.

Tietopyyntö on yksilöitävä mahdollisimman tarkasti, jotta tiedon etsiminen ja toimittaminen olisi helpompaa ja nopeampaa. Tarvittaessa autamme sinua yksilöimään tietopyyntösi. Voit esittää tietopyyntösi

• sähköpostilla: kuntayhtyma@lappia.fi
• puhelimella: 050 3109367
• lähettämällä pyynnön postitse:

Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia
Urheilukatu 6
95400 Tornio

Lappian verkkosivuilta Koulutusta ja työelämäpalveluja | Lappia löytyvät Lappian

• organisaatio ja strategia
• säännöt ja ohjeet
• kuntayhtymän päättäjien julkiset päätökset

Tietopyyntö salaisesta asiakirjasta tai henkilörekisteristä

Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava

• tietojen käyttötarkoitus
• todennettava henkilöllisyytensä

Salaisen tiedon pyytäjältä voidaan pyytää myös muita lisätietoja luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi, tarvittaessa myös tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

6. Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpito

Kuvausta ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti.